Compliance

Als kommunales Verkehrsunternehmen tragen wir eine besondere Verantwortung gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern, unseren Beschäftigten und der öffentlichen Hand. Integrität, Rechtstreue und Transparenz sind für uns keine Schlagworte, sondern Grundlage unseres täglichen Handelns. Wir dulden keine Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien oder ethische Grundsätze.

Wir ermutigen alle Personen — Beschäftigte, Geschäftspartner, Fahrgäste und Dritte — Hinweise auf mögliche Regelverstöße zu geben. Damit setzen wir die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) um, das seit Juli 2023 den Schutz von hinweisgebenden Personen regelt.

Was kann gemeldet werden?

Gemeldet werden können insbesondere Hinweise auf Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, etwa in den folgenden Bereichen:

• Korruption und Bestechung
• Betrug und Untreue
• Vergaberechtliche Verstöße
• Verstöße gegen Arbeitsschutz- und Umweltvorschriften
• Diskriminierung und Belästigung
• Verstöße gegen den Datenschutz
• Verstöße gegen interne Richtlinien und den Verhaltenskodex

Wie können Sie einen Hinweis abgeben?

Hinweise können per E-Mail an die interne Meldestelle gerichtet werden:

compliance@kreisbus-herford.de

Die Meldestelle wird von einer fachlich und persönlich geeigneten Person betreut, die unabhängig und weisungsfrei arbeitet. Eingehende Meldungen werden vertraulich behandelt — die Identität der hinweisgebenden Person wird nur den mit der Bearbeitung betrauten Personen bekannt und nicht ohne Zustimmung an Dritte weitergegeben.

Wie läuft das Verfahren ab?

Nach Eingang einer Meldung erhalten Sie innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung. Die Meldestelle prüft den Sachverhalt sorgfältig und ergreift angemessene Folgemaßnahmen. Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung erhalten Sie eine Rückmeldung zum Stand der Bearbeitung und zu den ergriffenen oder geplanten Maßnahmen.

Ihr Schutz als hinweisgebende Person

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Sie vor Repressalien. Das bedeutet: Wer in gutem Glauben einen Hinweis abgibt, darf deshalb nicht benachteiligt werden — weder arbeitsrechtlich noch in sonstiger Weise. Diesen Schutz nehmen wir ernst. Sollte eine hinweisgebende Person dennoch Benachteiligungen erfahren, wird das Unternehmen dem konsequent nachgehen.

Vertraulichkeit

Die Vertraulichkeit der Identität aller an einer Meldung beteiligten Personen — sowohl der hinweisgebenden Person als auch der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind — wird während des gesamten Verfahrens gewahrt. Eine Weitergabe der Identität erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen des Hinweisgebersystems verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies für die Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Meldungen erforderlich ist. Dies können insbesondere Kontaktdaten der hinweisgebenden Person (sofern die Meldung nicht anonym erfolgt), Angaben zu Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie Angaben zu weiteren Personen sein, die im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt genannt werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) in Verbindung mit den §§ 10, 12 HinSchG — das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet uns als Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten zur Einrichtung und zum Betrieb einer internen Meldestelle einschließlich der damit verbundenen Datenverarbeitungen. Ergänzend stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Aufklärung von Compliance-Verstößen, der Vermeidung von Schäden für das Unternehmen und der Sicherstellung eines rechtskonformen Geschäftsbetriebs.

Soweit im Rahmen einer Meldung besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden — etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit — erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG, soweit die Verarbeitung zur Aufdeckung der gemeldeten Verstöße erforderlich ist.

Die im Rahmen des Meldeverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern nicht im Einzelfall eine längere Aufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die Dokumentation der Meldung wird nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist datenschutzkonform vernichtet.

Ihre Rechte als betroffene Person — insbesondere auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) — bleiben unberührt. Bitte beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Einzelfall eingeschränkt sein kann, soweit dies den Schutz der hinweisgebenden Person oder die Integrität des Meldeverfahrens gefährden würde (§ 11 Abs. 3 HinSchG). Weitere Informationen zum Datenschutz und zu Ihren Rechten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Externe Meldestelle

Neben der internen Meldestelle steht Ihnen auch die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz zur Verfügung:

www.bundesjustizamt.de/hinweisgeberstelle

Das HinSchG stellt es hinweisgebenden Personen frei, ob sie sich an die interne oder die externe Meldestelle wenden.